[Sinun nimesi]
[Osoitteesi]
[Kaupunki (*): Osavaltio (*): Postinumero]
[Sähköpostiosoite]
[Puhelinnumero]
[Päivämäärä]
[Asiakkaan nimi]
[Asiakasosoite]
[Kaupunki (*): Osavaltio (*): Postinumero]
Hyvä [asiakkaan nimi],
Toivottavasti tämä kirje löytää sinut hyvin.Kirjoitan vastatakseni pyyntöösi saada hyvitys tuotteesta, jonka ostit äskettäin myymälästämme.Arvostamme tyytyväisyyttäsi asiakkaana ja olemme sitoutuneet ratkaisemaan kaikki tuotteidemme kanssa mahdollisesti kohtaamasi ongelmat.
Tarkastettuamme pyyntösi olemme päättäneet, että hyvitys on asianmukainen tässä tilanteessa.Ymmärrämme, että olet palauttanut tuotteen myymäläämme, ja pahoittelemme tästä mahdollisesti aiheutunutta haittaa.
Huomioithan, että hyvitysprosessi saattaa kestää jonkin aikaa, koska meidän on tarkistettava palautetun tuotteen kunto ja käsiteltävä tarvittavat paperit.Pyydämme kärsivällisyyttä ja ymmärrystä tämän prosessin aikana.
Kun hyvitys on käsitelty, saat koko ostosumman takaisin, mukaan lukien mahdolliset verot.Pyrimme saattamaan tämän prosessin päätökseen [päivien lukumäärä] arkipäivän kuluessa tämän kirjeen päivämäärästä.Jos palautuksen kanssa tulee viivästystä tai ongelmia, ilmoitamme sinulle viipymättä.
Huomaa, että hyvitys myönnetään samalla maksutavalla, jota käytettiin alkuperäisessä ostoksessa.Jos maksoit luottokortilla, hyvitys hyvitetään takaisin tilillesi.Jos maksoit käteisellä tai sekillä, lähetämme hyvityssekin antamaasi postiosoitteeseen.
Kiitämme yhteistyöstäsi ja ymmärryksestäsi tämän prosessin aikana.Pyrimme parantamaan tuotteitamme ja palveluitamme asiakaspalautteen perusteella, ja panoksesi on meille korvaamaton.Jos sinulla on lisäkysymyksiä tai huolenaiheita, älä epäröi ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme numeroon [puhelinnumero] tai [sähköpostiosoite].
Kiitos, että valitsit myymälämme, ja pahoittelemme vilpittömästi mahdollisesti kokemaasi vaivaa.Toivomme palvelevamme sinua paremmin tulevaisuudessa.
Vilpittömästi sinun,
[Sinun nimesi]
[Sinun asemasi]
[Myymälän nimi]